10 prompt templates voor dagelijks werk

Zonder templates kostte het Tom elke keer vijf minuten om een goede prompt te formuleren. Nu pakt hij een bewezen template, vult zijn specifieke situatie in en heeft binnen dertig seconden een resultaat. Hieronder vind je tien van die templates voor de meest voorkomende werktaken.

Waarom templates gebruiken?

Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat kenniswerkers gemiddeld 28% van hun dag besteden aan e-mail en communicatie, en 20% aan het zoeken naar informatie. Met de juiste AI-templates kun je deze taken drastisch versnellen. Bedrijven die prompt-templates standaardiseren rapporteren een tijdsbesparing van 30-45 minuten per medewerker per dag.

• Geeft een template consistent goede resultaten, vooral als je ze combineert met een goed stijlprofiel via system prompts, zonder telkens opnieuw te experimenteren
• Kun je templates delen met je team voor uniforme kwaliteit
• Vermijd je de lege-pagina-blokkade bij het formuleren van prompts
• Bouw je een persoonlijke bibliotheek op die steeds waardevoller wordt

Expert-tip: Sla je templates op in een gedeelde Notion-pagina, Google Doc of Slack-canvas. Geef elke template een korte naam en tag, zodat collega's snel de juiste template kunnen vinden. Een goed georganiseerde promptbibliotheek is een van de meest onderschatte productiviteitstools.

Template 1: Professionele e-mail schrijven

```

Schrijf een professionele e-mail met deze specificaties:

• Ontvanger: [naam en functie]
• Relatie: [klant / collega / leverancier / manager]
• Doel: [informeren / verzoek / follow-up / feedback]
• Kernboodschap: [in één zin]
• Toon: [formeel / zakelijk-vriendelijk / informeel]
• Maximale lengte: [kort (3 zinnen) / medium (1 alinea) / lang (meerdere alinea's)]
• Actie gewenst: [wat moet de ontvanger doen?]

```

Template 2: Vergadernotities structureren

```

Structureer deze vergadernotities in het volgende format:

• Datum en deelnemers
• Besproken onderwerpen (genummerd)
• Per onderwerp: samenvatting (max 3 zinnen)
• Beslissingen genomen
• Actiepunten met verantwoordelijke en deadline
• Openstaande vragen

Ruwe notities:

[plak je notities hier]

```

Template 3: Managementsamenvatting schrijven

```

Maak een managementsamenvatting van het volgende document/rapport:

• Doelgroep: [C-level / middenmanagement / team]
• Maximale lengte: [200 / 400 / 600 woorden]
• Structuur: context, kernbevindingen (bullets), aanbevelingen, vervolgstappen
• Nadruk op: [kosten / risico's / kansen / resultaten]

Document:

[plak het document hier]

```

Template 4: Feedbackbericht formuleren

```

Help me constructieve feedback formuleren:

• Voor: [naam of rol]
• Situatie: [beschrijf wat er gebeurde]
• Impact: [welk effect had dit?]
• Gewenste verandering: [wat wil je anders zien?]
• Toon: [direct maar respectvol]
• Methode: SBI-model (Situatie-Beschrijving-Impact)

```

Template 5: Onderzoeksvraag beantwoorden

```

Onderzoek het volgende onderwerp voor me:

• Vraag: [je specifieke vraag]
• Context: [waarom heb je dit nodig? Voor welk project?]
• Diepgang: [overzicht / gedetailleerd / expert-niveau]
• Format: [bullets / alinea's / tabel]
• Bronvermelding: [noem bronnen waar mogelijk]
• Specifieke aandachtspunten: [bepaalde invalshoeken of beperkingen]

```

Template 6: Projectupdate schrijven

```

Schrijf een projectupdate met deze gegevens:

• Project: [naam]
• Periode: [van-tot datum]
• Status: [op schema / vertraagd / risico]
• Voortgang: [belangrijkste mijlpalen bereikt]
• Knelpunten: [problemen en oplossingen]
• Volgende stappen: [komende periode]
• Hulp nodig: [ja/nee en waarvoor]

Format: zakelijk, maximum 300 woorden, met bullets.

```

Template 7: Klantcommunicatie opstellen

```

Schrijf een bericht aan onze klant:

• Type: [offerte-begeleiding / statusupdate / klacht-afhandeling / upsell]
• Klantnaam: [naam]
• Situatie: [context]
• Kernboodschap: [wat moet de klant weten/doen?]
• Toon: [professioneel en warm]
• Vermijd: [technisch jargon / negatieve framing]
• Sluit af met: [concrete volgende stap]

```

Template 8: Brainstormsessie voorbereiden

```

Help me een brainstormsessie voorbereiden:

• Onderwerp: [het vraagstuk]
• Doel: [minimaal 10 ideeën / 3 concrete oplossingen / nieuwe invalshoeken]
• Deelnemers: [aantal en rollen]
• Duur: [tijdsduur]
• Genereer: agenda, ijsbrekers, en provocatieve stellingen om het gesprek op gang te brengen
• Denk vanuit: [klantperspectief / concurrentieperspectief / kostenreductie]

```

Template 9: Sollicitatievragen opstellen

```

Genereer interviewvragen voor deze positie:

• Functie: [titel]
• Niveau: [junior / medior / senior]
• Cruciale competenties: [noem 3-5 competenties]
• Teamcultuur: [beschrijf kort]
• Genereer per competentie: 2 STAR-vragen (Situatie-Taak-Actie-Resultaat)
• Voeg toe: 1 case-vraag en 1 cultuurfit-vraag

```

Template 10: Weekplanning optimaliseren

```

Help me mijn week plannen:

• Prioriteiten deze week: [noem je top 3-5]
• Vaste afspraken: [vergaderingen, deadlines]
• Beschikbare focustijd: [hoeveel uur]
• Energieniveau: [ochtend / middag het productiefst]
• Maak een blokverdeling per dag met: focusblokken, vergadertijd, administratie, pauzes
• Stel ook voor welke taken ik kan delegeren of uitstellen

```

Veelgemaakte fouten

• Te vaag invullen, Placeholders als "schrijf iets over ons product" leveren generieke output op. Wees specifiek: noem het product, de doelgroep en het gewenste resultaat
• Template niet aanpassen, Een template is een startpunt, geen eindproduct. Pas hem aan op jouw branche, bedrijfscultuur en communicatiestijl
• Alle templates tegelijk introduceren, Begin met twee tot drie templates die je het vaakst nodig hebt en breid later uit
• Geen feedback-loop, Noteer wat goed werkt en wat niet. Verfijn je templates elke maand op basis van ervaring
• Output klakkeloos overnemen, Controleer altijd de output op feitelijke juistheid en pas de toon aan naar jouw stem

Expert-tip: Maak van elke template twee versies: een beknopte versie voor snelle taken en een uitgebreide versie voor complexere opdrachten. Zo heb je altijd de juiste diepgang bij de hand.

Zo gebruik je deze templates effectief

1. Sla ze op in een gedeeld document of notitie-app (Notion, Google Docs, Confluence) zodat je team ze ook kan gebruiken
2. Pas ze aan op jouw specifieke context, vervang de placeholders door echte gegevens
3. Combineer templates wanneer nodig, gebruik bijvoorbeeld template 2 gevolgd door template 6 na een vergadering
4. Verfijn over tijd, als een template consistent goede output levert, markeer hem als favoriet en deel hem breder
5. Deel successen, laat collega's zien welke templates het meeste tijd besparen en organiseer een maandelijkse template-review

Direct aan de slag

Begin vandaag met de twee templates die het meest relevant zijn voor jouw dagelijks werk. Kopieer ze naar een persoonlijk document en vul ze in voor een concrete taak. Na een week zul je merken dat je AI-gebruik sneller, consistenter en productiever is geworden. Plan na twee weken een kort teamoverleg om de drie best werkende templates te delen met je collega's.

Lees ook

• Betere prompts schrijven: van goed naar excellent
• E-mails schrijven met AI die klinken als jij
• Few-shot prompting: AI leren met voorbeelden

Veelgestelde vragen

Waar kan ik mijn prompt templates het beste opslaan?

Gebruik een tool die je team al dagelijks gebruikt, zodat de drempel laag is. Notion is ideaal vanwege de zoekfunctie en tagging-mogelijkheden. Google Docs werkt goed voor kleinere teams. Slack-canvas of een Teams-wiki zijn handig als je team daar al actief is. Het belangrijkste is dat templates maximaal twee klikken verwijderd zijn van waar je ze nodig hebt.

Hoe pas ik templates aan voor mijn specifieke team of afdeling?

Begin met de standaardtemplate en vul de placeholders in met branche- en teamspecifieke informatie. Voeg een "huisstijl-blok" toe aan elke template met jullie tone of voice, veelgebruikte termen en do's-en-don'ts. Laat drie tot vijf teamleden dezelfde template testen en verzamel feedback. Na twee weken itereren heb je een template die perfect past bij jullie werkwijze.

Wat zijn best practices voor het delen van templates binnen een organisatie?

Organiseer maandelijks een kort "template-review" van 15 minuten waarin teamleden hun best werkende templates delen. Geef elke template een duidelijke naam, categorie en moeilijkheidsgraad. Wijs een template-eigenaar aan die verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van de collectie. Start klein met vijf tot tien templates en breid uit op basis van daadwerkelijk gebruik, niet op basis van wat er theoretisch nuttig zou kunnen zijn.